Запасные ключи и их хранение приказ

Запасные ключи и их хранение приказ

Приказ о выдаче ключей


Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей и документов – одна из основных задач, которые должны обеспечивать руководитель организации, а также уполномоченные им лица. В зависимости от специфики деятельности и масштабов организации право доступа сотрудников в те или иные помещения может устанавливаться организационно-распорядительным документом работодателя. Например, приказом о порядке выдаче ключей.

Подробно

05.10.2012 Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Игорь Котыло и Максим Золотых рассматривают вопрос о правомерности хранения собственником запасного ключа от помещения, переданного по договору аренды. Имеет ли право арендодатель хранить у себя запасной ключ от помещения арендатора в целях противопожарной безопасности?

В соответствии со ст. 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. При этом арендодатель обязан предоставить арендатору имущество в состоянии, соответствующем условиям договора аренды и назначению имущества (п.

1 ст. 611 ГК РФ), а арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п.

2 ст. 616 ГК РФ). При этом арендуемое имущество остается в собственности арендодателя и последний вправе принимать меры к обеспечению его сохранности (смотрите, например, постановления: ФАС Западно-Сибирского округа от 9 декабря 2011 г.

по делу N А75-1736/2011, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 мая 2012 г. N 13АП-5790/12). В связи с этим хранение запасного ключа от помещения, передаваемого по договору аренды, представляется вполне целесообразным, тем более что действующее законодательство не запрещает подобных действий.

В соответствии с п. 2. ст. 611 ГК РФ имущество сдается в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т.п.), если иное не предусмотрено договором. Данная норма означает необходимость передачи арендатору тех принадлежностей, отсутствие которых не позволяет ему воспользоваться арендованным имуществом в соответствии с целями договора, однако не подразумевает передачи всех экземпляров конкретных предметов (в данном случае — ключей). При этом, на наш взгляд, указание на наличие в распоряжении арендодателя запасного комплекта ключей имеет смысл включить непосредственно в договор (при необходимости можно оговорить также условия, при которых арендодатель вправе им воспользоваться: пожар, наводнение, техническая авария и т.д.).

Однако и в случае отсутствия соответствующего положения в договоре оставление арендодателем в своем распоряжении дополнительного комплекта ключей нельзя признать противоправным. Что касается правил пожарной безопасности, то они не содержат требований к арендодателю всегда иметь в распоряжении ключи для обеспечения доступа на объекты.

Однако в силу части второй ст.

37 Закона N 69-ФЗ руководители организации обязаны, в том числе: — соблюдать требования пожарной безопасности; — разрабатывать и осуществлять меры по обеспечению пожарной безопасности; — оказывать содействие пожарной охране при тушении пожаров; — обеспечивать доступ должностным лицам пожарной охраны при осуществлении ими служебных обязанностей на территории, в здания, сооружения и на иные объекты предприятий.
37 Закона N 69-ФЗ руководители организации обязаны, в том числе: — соблюдать требования пожарной безопасности; — разрабатывать и осуществлять меры по обеспечению пожарной безопасности; — оказывать содействие пожарной охране при тушении пожаров; — обеспечивать доступ должностным лицам пожарной охраны при осуществлении ими служебных обязанностей на территории, в здания, сооружения и на иные объекты предприятий.

Исходя из этого, а также учитывая, что обеспечение пожарной безопасности имущества в интересах прежде всего самого арендодателя, последнему следует иметь в своем распоряжении комплект ключей.

При этом из п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации (далее — Правила), утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 2012 г.

N 390, следует, что руководителем организации, в пользовании которой на праве собственности или на ином законном основании находятся объекты, утверждается инструкция о мерах пожарной безопасности, в том числе отдельно для каждого пожаро-взрывоопасного и пожароопасного помещения производственного и складского назначения. В свою очередь, в инструкции о мерах пожарной безопасности необходимо отразить обязанности и действия работников при пожаре, в том числе при вызове пожарной охраны, отключении вентиляции и электрооборудования (в том числе в случае пожара), эвакуации горючих веществ и материальных ценностей, а также указываются лица, ответственные за обеспечение пожарной безопасности, в том числе за отключение при необходимости электроэнергии, а также организацию одновременно с тушением пожара эвакуации и защиты материальных ценностей (смотрите п.п.

461-462 Правил). В данной инструкции организация вправе закрепить за определенными лицами хранение ключей от находящихся в собственности (пользовании) помещений.

Отметим также, что обеспечение соответствия арендуемого помещения требованиям пожарной безопасности не является в соответствии с законодательством исключительной обязанностью какой-либо из сторон договора аренды (ст.

37 Федерального закона от 21.12.1994 N 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (далее — Закон N 69-ФЗ)). По смыслу законодательства обеспечение выполнения требований пожарной безопасности входит в обязанности как арендодателя, так и арендатора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.06.2008 N Ф04-3136/2008(5321-А81-29)).
По смыслу законодательства обеспечение выполнения требований пожарной безопасности входит в обязанности как арендодателя, так и арендатора (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.06.2008 N Ф04-3136/2008(5321-А81-29)).

Подведем итоги. Законодательство не содержит требования передать арендатору все комплекты ключей от сдаваемого в аренду помещения. При этом факт наличия у арендодателя запасных ключей целесообразно отразить в договоре аренды. Самое важное в канале Коммерсантъ на

Особый регламент выдачи

Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности.

В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги. Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:

  1. главный бухгалтер;
  2. руководитель;
  3. лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).

В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу. Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.

Дополнительное документальное сопровождение

Любые манипуляции с ключами нужно отражать в журнале. Информацию рекомендуется представлять в форме таблицы со следующими колонками:

  1. Основание для предоставления ключей (к примеру, деятельность по наряду).
  2. Номер цеха, в котором находится электроустановка.
  3. Дата и время предоставления комплекта.
  4. Запись о возврате ключей.
  5. ФИО сотрудника, получившего комплект.
  6. ФИО лица, предоставившего ключи.

Журнал необходимо пронумеровать, поставить на нем печать организации.

На нем также должна стоять подпись лица, ответственного за электрохозяйство.

Общие сведения

Выдавать ключи от объекта уполномоченный на это сотрудник обязан при предъявлении документа. Цель такого действия — уменьшить вероятность несчастных случаев или краж на предприятии, проследить, имеет ли доступ к объекту или офису берущий ключ сотрудник.

Документ должен постоянно быть на рабочем месте. А после того как будет заполнена последняя строка таблицы, журнал отправляют на хранение в специальное помещение с остальными документами компании. Хранить его нужно в течение 3 лет.

8. Порядок прохода в здание с сумками, крупногабаритными вещами, а также лиц в верхней одежде. Порядок вноса и выноса материальных ценностей

8.1.

Вход в здание Комитета с коробками, крупногабаритными сумками, пакетами и т.п. не разрешается.8.2. Посетители верхнюю одежду должны сдавать на хранение в гардероб. Проход в служебные помещения Комитета в верхней одежде не разрешается.8.3. Сотрудникам службы охраны на посту категорически запрещается принимать на хранение портфели, пакеты и другие вещи, а также письма и заявления для передачи в отделы Комитета.8.4.

Сотрудникам службы охраны на посту категорически запрещается принимать на хранение портфели, пакеты и другие вещи, а также письма и заявления для передачи в отделы Комитета.8.4. Материальные ценности, которые вносятся и выносятся из Комитета, сопровождаются до поста службы охраны материально ответственным работником, который передает дежурному поста материальный пропуск, выданный общим отделом.После проверки на посту сотрудником службы охраны документов и груза внос и вынос материальных ценностей разрешается.8.5.

Дежурный службы охраны ежедневно передает пропуска на внос и вынос материальных ценностей начальнику общего отдела Комитета.8.6.

Все временные работы (проверки, ремонтно-строительные и монтажные работы, выполняемые специалистами и рабочими других организаций, которым выдается временное удостоверение установленного образца) производятся под контролем ответственных лиц.8.7.

Осуществление гражданами рекламных акций и торговля в здании Комитета без соответствующего разрешения категорически запрещены.Работники Комитета информируют службу охраны о случаях произвольной торговли в здании для принятия необходимых мер.8.8. Служащие Комитета, работники службы охраны обязаны:8.8.1. В случае неадекватного поведения посетителей или приглашенных немедленно поставить в известность начальника общего отдела, сообщить о действиях этих лиц дежурному по Центральному РУВД и до приезда работников милиции принять меры по задержанию и выяснению личности нарушителя.8.8.2.

В случае обнаружения на территории, прилегающей к зданию Комитета, или в помещениях здания предметов, похожих по внешнему виду на взрывное устройство, немедленно сообщить об этом дежурному по Центральному РУВД и начальнику общего отдела.

О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок

В соответствии с требованиями Межотраслевых правил по охране труда (Правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (п. 1.3. 12)ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Каждый ключ должен быть снабжен биркой с номером ключа и наименованием помещения (электроустановки).
  • Ключи должны выдаваться под расписку:
  • Хранение рабочего комплекта ключей от электроустановок с местным оперативным персоналом осуществлять в запираемых шкафах на рабочем месте дежурных электромонтёров _________ подразделений. Ключи от электроустановок находятся на учете у ___________ персонала.
  • Запасной комплект ключей хранить у ответственного за электрохозяйство подразделений. Ящик (тубус) с запасным комплектом ключей должен быть опечатан (опломбирован) ответственным за электрохозяйство. Запасные ключи выдаются с разрешения ответственного за электрохозяйство или с последующим его уведомлением при пользовании ключами в экстренных случаях.
  1. при допуске по наряду-допуску – допускающему из числа оперативного персонала, ответственному руководителю и производителю работ, наблюдающему – от помещений, в которых предстоит работать.
  2. работникам, имеющим право единоличного осмотра – от всех помещений;
  • Ключи подлежат возврату ежедневно после окончания осмотра или работы.
  • Контроль за исполнением данного приказа возложить на ____________________
  • Выдача и возврат ключей должны учитываться в Журнале выдачи и возврата ключей от электроустановок.
  • При работе на электроустановках электрохозяйства, не имеющих местного _______ персонала, ключи должны возвращаться не позднее следующего рабочего дня после осмотра или полного окончания работы.

Директор ООО (ИП) ______________ _______________

Об упорядочении порядка хранения, выдачи ключей и их изготовления, в случае утери, от запасных сейфов

ПРИКАЗот 1 октября 1996 года N 01-325Об упорядочении порядка хранения, выдачи ключейи их изготовления, в случае утери, от засыпныхсейфовС целью упорядочения порядка хранения, выдачи ключей и их изготовления, в случае утери, от засыпных сейфов приказываю:1.

Хозяйственно-эксплуатационному управлению совместно с Главным управлением безопасности и защиты информации создать комиссию для проведения инвентаризации всех засыпных сейфов, находящихся в зданиях ЦБ России по ул.

Неглинная, 12, Сандуновскому пер., 3, Житной ул., 12, Селиверстовому пер., 6.2.

После проведения инвентаризации и определения функционального назначения каждого сейфа установить следующий порядок хранения, выдачи ключей и их изготовления в случае утери:- ключи от сейфов, которые используются для хранения секретных документов: 1 (один) экземпляр выдается пользователю Главным управлением безопасности и защиты информации под расписку, второй экземпляр хранится в Главном управлении безопасности и защиты информации в опечатанном виде;- ключи от сейфов, которые используются для повседневных нужд: 1 (один) экземпляр выдается пользователю хозяйственной службой Хозяйственно-эксплуатационного управления под расписку, второй экземпляр хранится в хозяйственной службе Хозяйственно эксплуатационного управления.3. При утере ключей от сейфа руководитель подразделения должен произвести служебное расследование, составить акт, один экземпляр которого необходимо представить в Главное управление безопасности и защиты информации или Хозяйственно-эксплуатационное управление, после чего, замок вместе с ключами подлежит замене за счет пользователя сейфа.4. В случае увольнения сотрудника из банка в обходном листе должна стоять отметка о возврате ключей от сейфа пользователем соответствующей службе (Главное управление безопасности и защиты информации или Хозяйственно-эксплуатационное управление).5.

Настоящий Приказ довести до сведения всех подразделений Центрального банка Российской Федерации.6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Административный департамент ЦБ России.Первыйзаместитель ПредседателяЦентрального банкаРоссийской Федерации А.В.Войлуков

Образец журнала выдачи ключей от электроустановок

Порядок хранения и выдачи ключей от помещений электро­установок устанавливается приказом или распоряжением руководителя предприятия.

Вести отдельный журнал по выдаче и возврату ключей от электропомещений целесообразнотогда, когда на предприятии естьмножество электропомещений. при небольшом количестве электропомещений, регистрация выдачи и возврата ключей от них может фиксмроваться в оперативном журнале. № 205/59, 1. Установить следующий порядок хранения и выдачи ключей от помещений электроустановок: 1.1.

Местом хранения ключей от помещений электроустановок определить диспетчерское помещение службы главного энергетика (каб. № ___ корпуса № ___) О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ ОТ ЭЛЕКТРОУСТАНОВОК О порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок.

В соответствии с требованиями Межотраслевых правил по охране труда (Правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (п.

1.3. 12) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Хранение рабочего комплекта ключей от электроустановок с местным оперативным персоналом осуществлять в запираемых шкафах на рабочем месте дежурных электромонтёров (ГЩУ-3РУ-10 кВ) подразделений. Ключи от электроустановок находятся на учете у оперативного персонала. 2. Запасной комплект ключей хранить у ответственного за электрохозяйство подразделений.

Ящик (тубус) с запасным комплектом ключей должен быть опечатан (опломбирован) ответственным за электрохозяйство. Запасные ключи выдаются с разрешения ответственного за электрохозяйство или с последующим его уведомлением при пользовании ключами в экстренных случаях. Как правило, ключи от комнат сдаются под охрану.

Делается это по разным причинам, чаще всего в целях защиты от пожара или обеспечения быстрого доступа.

Кроме того, сдача комплектов значительно упрощает жизнь тем, кто в этих комнатах работает. Ведь установленный порядок хранения и выдачи ключей от помещений защищает, прежде всего, самих сотрудников. На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено несколько различных приспособлений для хранения ключей.

В их число входят:

  1. стенд за стойкой охраны.
  2. специальный шкаф;
  3. ключница на несколько единиц;
  4. специально отведенная комната, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;

Занимаясь оборудованием места, в котором будут храниться комплекты, руководство здания обязано в полной мере соблюдать положение о хранении ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго регламентирован и производится по специальному распоряжению. Обычно это электроустановки, котельные, хозяйственные блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

В каждой компании имеется приказ о хранении и выдаче ключей. В нем описаны основные аспекты процедуры.

Выдача комплектов производится:

  1. под роспись с указанием даты и времени;
  2. в строго установленных временных рамках.
  3. только тем лицам, которые имеют на это право и внесены в специальный журнал;

В аналогичном порядке производится и сдача запирающих приспособлений.

Заполнение документа не представляет особой сложности — достаточно соблюдать основные правила ведения, учёта и хранения документации. 4. Ключи должны выдаваться под расписку: — работникам, имеющим право единоличного осмотра – от всех помещений; — при допуске по наряду-допуску – допускающему из числа оперативного персонала, ответственному руководителю и производителю работ, наблюдающему – от помещений, в которых предстоит работать. 5. Ключи подлежат возврату ежедневно после окончания осмотра или работы.

6. При работе на электроустановках ЭХЗ, не имеющих местного оперативного персонала, ключи должны возвращаться не позднее следующего рабочего дня после осмотра или полного окончания работы.

7. Выдача и возврат ключей должны учитываться в Журнале выдачи и возврата ключей от электроустановок.

II. Прием и выдача ключей от помещения арендаторов

При въезде арендатора в помещение первичная выдача ключей осуществляется по акту приёма-передачи. Ответственному лицу арендатора передаётся один комлект ключей от помещения, второй комплект (ЧС) помещается в пенал (тубус), который сдаётся на хранение.

При такой схеме арендатору нет необходимости ежедневно сдавать и получать ключ у представителя службы безопасности. В случае, если арендатор по ряду причин полагает невозможным ношение ключа (нет постоянного ответственного лица, люди приходят в разное время и т.д.), на ресепшн размещается специальный документ «Журнал регистрации ключей». Каждый раз, когда арендатор получает/сдаёт ключ от помещения, сотрудник охраны вносит необходимую информацию в журнал (форма прилагается).

Факт действий с ключом подтверждается двумя подписями – сотрудника безопасности и представителя арендатора.

4. ИЗЪЯТИЕ КЛЮЧЕЙ ДЛЯ РАЗМЕЩЕНИЯ В ХРАНИЛИЩЕ

Изымать ключи следует строго под роспись и никак иначе!

Для этого создаем Журнал приема и сдачи ключей: берем припасенную амбарную книгу или пустографный журнал, делаем для него обложку вида (Пример 1). Следующая страница должна иметь такой вид (Пример 2).

В данном примере ключи принимает начальник канцелярии Карцева М.А.

– это не самый оптимальный для нас вариант, как вы уже, наверное, догадались. Поэтому я настойчиво советую вам активнее привлекать к этой процедуре руководителей и сотрудников отдела охраны или службы безопасности, если таковые имеются. Обратите внимание! Допускается оформить прием ключей от сотрудников в виде акта приема-передачи или расписки.

Все последующие страницы журнала должны иметь примерно такой вид (Пример 3).