Приказы по личному составу сколь хранить

Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов


Вы здесь Опубликовано 2007-11-20 16:35 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.

Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле). Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями установлена п.

1 ст. 17 данного Закона. Архивным документом согласно п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства.

В качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов большинства организаций используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности предприятий и включающих документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

Обобщенные наименования видов документов расположены в Перечне по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация, после Перечня приводятся Указания по его применению. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет, однако применяют их организации по-разному.

Временные сроки хранения являются общими для всех организаций.

Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть с источниками комплектования архивов. Организации, не являющиеся таковыми, хранят документы постоянного срока следующим образом: — государственные, муниципальные организации — 10 лет; — негосударственные организации — не менее 10 лет, после чего дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Помимо этого определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В приведенном в таблице 1 перечне документов, образующихся в процессе кадрового делопроизводства, к таким документам относятся перечисленные в следующих статьях Перечня: 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 24, 26, 35а, 36, 47, 48, 50, 74а, 84, 85, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, 489. В отдельных случаях при указании сроков хранения в Перечне используются примечания, комментирующие и уточняющие сроки, место хранения документов, выделяющие те разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от первоначально названных, или указывающие, что исчисление названного срока осуществляется с определенного момента (например, после истечения срока действия договора).

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.
Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций — источников комплектования) по согласованию с ним.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой предприятия порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Под экспертизой ценности документов согласно п.

16 ст. 3 Закона об архивном деле понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. Пункт 2.11 Указаний по применению Перечня предписывает, что снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается.

Увеличение сроков хранения документов может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Согласно ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Статья 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусматривает, что нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах , о рынке ценных бумаг , об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 тыс.

до 300 тыс. руб. ——————————— Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Федеральный закон от 22.04.1996 N 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг». Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах».

Такие же штрафные санкции предусмотрены в случаях неисполнения обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью , о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушения установленных порядка и сроков хранения таких документов. ——————————— Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 28 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

.

Обратите внимание, что для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных в апреле 2008 г., начинается с 1 января 2009 г. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. К сожалению, не все документы, предусмотренные законодательными актами, включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровых служб при формировании дел.

Например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами-основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании экспертно-проверочной комиссии .

——————————— Орловский Ю.П., Кузнецов Д.Л., Белицкая И.Я., Корякина Ю.С.

Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Под ред.

Ю.П. Орловского. Юридическая фирма «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2008. Документ Срок хранения Статья Перечня Организация системы управления Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования , доверенности и др.) к ним: 5 а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) Постоянно б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) Постоянно в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов комиссий, советов и др.) Постоянно г) совещаний у руководителя организации Постоянно д) собраний трудовых коллективов организации Постоянно е) собраний структурных подразделений организации 5 лет, ЭПК ж) общих собраний акционеров, пайщиков Постоянно Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: 6 а) по основной деятельности Постоянно б) по личному составу 75 лет, ЭПК — о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет в) по административно-хозяйственным вопросам 5 лет Проекты приказов, распоряжений 1 год 7 Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: 10 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Уставы положения организации (типовые и индивидуальные): 13 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний, негосударственных организаций, списки учредителей (участников) Постоянно 14 Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств Постоянно 15 Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах представительствах Постоянно 16 Договоры правах и обязанностях 23 а) с руководителем организации Постоянно б) с членами коллегиальных исполнительных и др.
Документ Срок хранения Статья Перечня Организация системы управления Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования , доверенности и др.) к ним: 5 а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) Постоянно б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) Постоянно в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов комиссий, советов и др.) Постоянно г) совещаний у руководителя организации Постоянно д) собраний трудовых коллективов организации Постоянно е) собраний структурных подразделений организации 5 лет, ЭПК ж) общих собраний акционеров, пайщиков Постоянно Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: 6 а) по основной деятельности Постоянно б) по личному составу 75 лет, ЭПК — о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет в) по административно-хозяйственным вопросам 5 лет Проекты приказов, распоряжений 1 год 7 Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: 10 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Уставы положения организации (типовые и индивидуальные): 13 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года (после замены новыми) Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний, негосударственных организаций, списки учредителей (участников) Постоянно 14 Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств Постоянно 15 Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах представительствах Постоянно 16 Договоры правах и обязанностях 23 а) с руководителем организации Постоянно б) с членами коллегиальных исполнительных и др.

органов организации 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) в) с другой организацией 5 лет, ЭПК Реестры акционеров Постоянно 24 Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды Постоянно 26 Штатные расписания организации, изменения к ним: 32 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях 3 года Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 3 года, ЭПК (после утверждения) 33 Штатные расстановки 75 лет 34 Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): 35 а) типовые (примерные): — по месту разработки и утверждения Постоянно — в прочих организациях 3 года (после замены новыми) б) индивидуальные (персональные) 75 лет, ЭПК (в составе личных дел) Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст.

192 Перечня), составленные при смене: 36 а) руководителя организации Постоянно б) должностных ответственных и материально ответственных лиц 5 лет Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации 5 лет, ЭПК 43 Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках 5 лет, ЭПК 45 Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений Постоянно 47 Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации Постоянно 48 Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля Постоянно 50 Журналы, книги учета ревизий проверок и контроля за выполнением их решений 5 лет, ЭПК 52 Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды 5 лет (после вынесения решения) 59 Договоры, соглашения об оказании юридических услуг 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 60 Типовые и примерные номенклатуры дел: 66 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения): 67 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения 3 года (после утверждения) 68 Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации 5 лет, ЭПК 70 Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 71 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) Постоянно (на государст — венное муниципаль — ное хранение передается при ликвидации организации) 73 Описи дел: 74 а) постоянного хранения Постоянно (неутверж — денные до минования надобности) б) временного хранения 3 года (после уничтожения дел) Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства 5 лет, ЭПК (после истечения срока действия договора) 81 Прогнозы (перспективные планы) развития организации Постоянно 84 Концепции развития организации Постоянно 85 Учет и отчетность Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: 149 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До минования надобности Лицевые счета работников 75 лет, ЭПК 153 Положения о премировании работников 5 лет, ЭПК (после замены новыми) 154 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др.

выплат ; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат 5 лет (при условии завершения проверки (ревизии). В случае возникнове — ния споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончатель — ного решения) 155 Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов 5 лет 157 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий 5 лет 159 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности 5 лет 161 Исполнительные листы До минования надобности (не менее 5 лет) 162 Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков До минования надобности (не менее 5 лет) 165 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 188 Договоры о материальной ответственности 5 лет (после увольнения материально ответствен — ного лица) 189 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности 190 Трудовые отношения Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников 5 лет, ЭПК 262 Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников 5 лет, ЭПК 263 Переписка по вопросам трудоустройства 5 лет 264 Направления на трудоустройство работников До минования надобности 265 Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам 5 лет 266 Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда 5 лет, ЭПК 268 Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников: 271 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий Постоянно 272 Журналы учета работников, совмещающих профессии До минования надобности 273 Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда 5 лет, ЭПК 274 Коллективный договор Постоянно 275 Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора Постоянно 276 Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю 5 лет, ЭПК 277 Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров 5 лет, ЭПК 278 Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника 5 лет, ЭПК 279 Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени 3 года 280 Табели (графики), журналы учета рабочего времени 1 год 281 Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине 3 года 282 Типовые нормативы по труду: 283 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Нормы выработки и расценок : 284 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок 5 лет, ЭПК 285 Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: 286 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До минования надобности Тарификационные ведомости 25 лет 288 Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда 5 лет, ЭПК 289 Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы 5 лет, ЭПК 290 Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: 292 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников 5 лет 293 Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения 5 лет 294 Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 лет, ЭПК 295 Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий Постоянно 296 Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности Постоянно 298 Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников 5 лет, ЭПК 300 Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 лет, ЭПК 301 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 лет, ЭПК 302 Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: 303 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Списки работающих на производстве с вредными условиями труда 75 лет 305 Табели и наряды работников вредных профессий 75 лет 306 Правила по охране труда работающих инвалидов: 307 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий 10 лет (связанные с крупным материальным ущербом и человечес — кими жертвами — постоянно) 311 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 лет, ЭПК 312 Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 лет (после истечения срока действия договора) 313 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности 5 лет 314 Протоколы аттестации по технике безопасности 5 лет 315 Журналы, книги учета: 316 а) профилактических работ по технике безопасности 10 лет б) инструктажа по технике безопасности 10 лет в) проведения аттестации по технике безопасности 5 лет Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев 5 лет 318 Сведения об авариях и несчастных случаях 5 лет (сведения о несчастных случаях с летальным исходом — постоянно) 319 Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Постоянно 320 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях 322 а) по месту происшествия 45 лет, ЭПК (связанные с крупным материальным ущербом и человечес — кими жертвами — постоянно) б) в других организациях 5 лет Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 лет, ЭПК 323 Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда 5 лет, ЭПК 325 Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников 5 лет 330 Анкеты обследования условий труда работников 5 лет 331 Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда 5 лет, ЭПК 332 Кадровое обеспечение Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии проверки работы с кадрами Постоянно 333 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет 335 Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 лет, ЭПК 336 — о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках 5 лет Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): 337 а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Постоянно б) работников 75 лет, ЭПК Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет, ЭПК 338 Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет, ЭПК 339 Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет, ЭПК 340 Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 1 год 341 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребо- вания (невостре — бованные — не менее 50 лет) 342 Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет 343 Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Постоянно 344 Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 лет, ЭПК 345 Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 года 347 Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 лет (при отсутствии приказов — 50 лет) 348 Список (штатно-списочный состав) работников Постоянно 349 Списки: 350 а) членов руководящих и исполнительных органов организации Постоянно б) работников 75 лет в) прошедших аттестацию 5 лет г) военнообязанных 3 года д) кандидатов на выдвижение по должности 5 лет е) получающих персональные ставки, оклады 10 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет) Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года 351 Переписка об оформлении командировок 5 лет (для заграничных командировок — 10 лет) 352 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет (при отсутствии приказов — 50 лет, ЭПК) 354 Графики предоставления отпусков 1 год 356 Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 лет 357 Книги, журналы, карточки учета: 358 а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 лет б) работников, направленных в командировки 5 лет в) военнообязанных 3 года (после увольнения) г) отпусков 3 года д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений 75 лет е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года з) выдачи командировочных удостоверений 5 лет Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий 15 лет, ЭПК 359 Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 лет 361 Квалификационные требования: 362 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Документы (тесты) но определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников До замены новыми 363 Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий 5 лет 364 Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации 5 лет 365 Графики проведения аттестации, установления квалификации 1 год 367 Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации 5 лет, ЭПК 368 Договоры об обучении 5 лет (после истечения срока действия договора) 375 Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам 5 лет 381 Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации профессионального обучения 5 лет 383 Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий: 384 а) в награждающих организациях Постоянно б) в других организациях 75 лет, ЭПК (документы о представ — лении к званию «Ветеран труда» — 30 лет, ЭПК) Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению 387 а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях Административно-хозяйственные вопросы Правила внутреннего распорядка 1 год (после замены новыми) 407 Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка 1 год 408 Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию 1 год 413 Книги регистрации удостоверений и пропусков 3 года 414 Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей 1 год 416 Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни 1 год 417 Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников 1 год 418 Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации 5 лет, ЭПК 459 Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации 3 года 460 Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации 5 лет 469 Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей 1 год 471 Социально-бытовые вопросы Листки нетрудоспособности 5 лет 475 Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности 5 лет 476 Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников 5 лет 477 Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам: 478 а) по месту разработки и утверждения Постоянно б) в других организациях До замены новыми Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 479 Переписка о назначении государственных пенсий и пособий 5 лет (по льготным пенсиям — 10 лет, ЭПК) 480 Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) 5 лет 481 Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам 5 лет (после предоставле- ния жилой площади) 485 Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников 5 лет (после предоставле- ния жилой площади) 486 Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений 5 лет, ЭПК 487 Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации Постоянно 489 Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации 5 лет, ЭПК 490 Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых квартир 5 лет (после освобождения жилой площади) 491 Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет (после истечения срока договора) 495 Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 3 года 496 Расходные ордера на санаторно-курортные путевки 3 года 497 Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок 3 года 498 Документы (заявления, медицинские справки, списки, переписка) учета работников и их детей, нуждающихся в санаторно-курортном лечении и отдыхе 3 года 499 Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря 1 год 501 Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и др.) об организации питания работников 3 года 503 Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотодокументы об организации досуга работников) 5 лет, ЭПК 505 Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации (объединения)) о выборах руководящих органов профсоюзной организации В течение срока полномочий 511 Планы реализации критических замечаний и предложений Постоянно 512 Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены объединения (профсоюза), перечислении членских (профсоюзных) взносов из заработной платы работников, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов 3 года 513 Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и др.) об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности 5 лет, ЭПК 517 Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов 5 лет, ЭПК 519 ——————————— До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения — ЭПК. Присланные для сведения — до минования надобности.

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет. Временные нормы выработки и расценок — 3 года после замены новыми.

М.Ягупова Специалист по юридическому сопровождению проектов ООО «Энергия Развития» Подписано в печать 29.05.2009 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Срок хранения оснований к приказам по личному составу 2019

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно).

Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов по личному составу

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:- приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения (приказы по личному составу со сроками хранения 75 лет ЭПК или 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет). Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (приема на работу, перемещения, увольнения, командировок, премирования и др.), группировать в отдельные дела; Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Это же требование диктует раздельное формирование приказов по личному составу о назначении, перемещении, увольнении (далее — о назначении.), награждении и т.п.

со сроком хранения 50 лет и приказов по личному составу о предоставлении очередных и учебных отпусков, краткосрочных командировках, дисциплинарных взысканиях, имеющих 5-летний срок хранения.

При группировке приказов по личному составу необходимо учитывать не только сроки хранения документов, но и порядок их регистрации. Так, если все разновидности приказов с 50-летним сроком хранения регистрируются в валовом порядке, то они формируются в одно дело.

Если же приказы о назначении. и приказы о награждении имеют самостоятельную валовую нумерацию с разными буквенными индексами (например, «1л» и «1н»), то они составляют самостоятельные дела.

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  1. Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.
  2. Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  3. Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
  4. Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  5. Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
  6. Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав».

Это вся совокупность работников компании.

В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  1. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
  2. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  3. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  4. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  5. иные задачи.
  6. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  1. наименование компании;
  2. подписи руководителя и работников.
  3. номер приказа;
  4. основание (при необходимости);
  5. дату;
  6. содержание;

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Сколько лет хранятся приказы по личному составу

Приказы по личному составу хранятся в течение срока, установленного законом № 125-ФЗ. Причем срок хранения буде зависеть от даты создания документа.

Так, если вы издали приказ по личному составу до 1 января 2003 года, то сохранять его надо в течение 75 лет.

Если же документ был создан уже после этой даты, срок хранения будет равен 50 годам.

Это правило установлено статьей 22.1 Закона № 125-ФЗ. Соответственно, приказы на прием на работу, срок хранения, также будет зависеть от даты его создания, и будет храниться либо 50 либо 75 лет.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации.

Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов. Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации.

Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов: – «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»; – «Об утверждении Номенклатуры дел на 2019 год»; – «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка». •Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации: – «О создании Канцелярии»; – «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»; – «Об утверждении Положения об архиве». •Проведение мероприятий для решения производственных вопросов: – «О проведении аудита делопроизводства»; – «О проведении экспертизы ценности документов»; – «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений: – «О проведении Дня охраны труда»; – «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»; – «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

Необходимо обеспечить хранение документов

Отметим, что руководитель организации самостоятельно решает, как и где будет хранить документы компании (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ). Есть несколько вариантов. Организация может передать документы на хранение в архивное учреждение, организовать внутреннее хранение документов всех подразделений, филиалов или поручить каждому структурному подразделению хранение своих документов.

Для каждого варианта будут действовать одинаковые сроки хранения. Организации не вправе уменьшить срок хранения по своему усмотрению.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ

В одном из писем, присланных в редакцию журнала, был вопрос о том, какие приказы следует относить к приказам (распоряжениям) по основной (производственной) деятельности, а какие – к приказам (распоряжениям) по административно-хозяйственным вопросам.

Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне.

Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы (статьи Перечня) систематизированы по функциям управления. В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» Перечня выделено 4 позиции, раскрывающие содержание этой функции: 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 10.2.

Эксплуатация зданий, помещений; 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 10.4. Охрана. Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов, формировать их в отдельное дело со сроком хранения 5 лет.

При регистрации таких приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 18-а. Сложность, однако, заключается в том, что нередко в организациях издаются приказы (распоряжения) по основной (производственной) деятельности, в которых наряду с вопросами основной деятельности содержатся поручения административно-хозяйственного характера. В этом случае приказ (распоряжение) должен относиться к основной деятельности и храниться постоянно.

Следовательно, приказы (распоряжения), не относящиеся к группе приказов (распоряжений) по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, составляют массив приказов (распоряжений) по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений), не представляется возможным. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений):

  1. материально-техническое обеспечение;
  2. утверждение структуры организации и ее изменение;
  3. утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  4. проведение аттестации персонала;
  5. финансирование деятельности;
  6. сокращение штатной численности;
  7. контроль за деятельностью (отчетность);
  8. утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  9. установление режима работы и внесение изменений в него;
  10. планирование деятельности;
  11. информационное и документационное обеспечение и др.
  12. создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;

Подчеркнем еще раз, что перечислить не только все вопросы, по которым издаются приказы (распоряжения), но и их тематические группы не представляется возможным хотя бы потому, что в значительной степени это определяется спецификой деятельности организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями.

По каким бы вопросам не издавались приказы (распоряжения), относимые к группе распорядительных документов по основной деятельности, все они формируются в одно дело со сроком хранения «Постоянно». Подразделять их на какие-либо группы и формировать несколько дел по тематике не рекомендуется.

Регистрационные номера приказам (распоряжениям) по основной деятельности присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной деятельности никакие дополнительные буквенные индексы не добавляются. Обратите внимание В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом: государственные, муниципальные организации – 10 лет; негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Документы явившиеся основанием к приказам по личному составу срок хранения

Терентьев Богдан Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22. 1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

ВАЖНО! Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.