Приказ об утверждении графика отпусков по личному составу

Приказ об утверждении графика отпусков по личному составу

График отпусков на год: нюансы оформления


Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя до начала очередного календарного года утверждать составленный работников.

К особенностям этого документа относятся:

  1. создание с учетом наличия у ряда работников преимущественного права выбирать период ухода в отпуск.
  2. обязательность его как для работника, так и для работодателя;
  3. обязательность согласования с профсоюзным органом (при наличии);
  4. необходимость его утверждения ежегодно не позднее чем за 2 недели до начала очередного года;
  5. непременность ознакомления с ним каждого работника;

Поскольку утверждению подлежит уже готовый график, работа по его созданию начинается заблаговременно и может быть инициирована соответствующим приказом руководителя. При составлении графика в нем отражают такие виды оплачиваемых отпусков:

  1. неиспользованный в предшествующем году;
  2. дополнительный;
  3. ежегодный;
  4. оформляемый совместителем.

Вступивший в действие график может в дальнейшем корректироваться (например, в связи с переносом отпуска или отзывом из него) и дополняться (данными по вновь принятым на работу сотрудникам).

О том, что нужно сделать для отзыва работника из отпуска, читайте в материале .

Отсутствие утвержденного графика отпусков может привести к наказанию работодателя в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  1. от 1000 до 5000 руб. для ИП и должностных лиц;
  2. от 30 000 до 50 000 руб. для юрлиц.

Приказ об утверждении

После согласования дат отпусков и составления графика, он утверждается руководителем предприятия. В связи с этим дополнительно издавать приказ об утверждении графика отпусков совсем не обязательно.

В то же время приказ может быть издан, если это принято системой документооборота организации.Приказ также следует составлять, если в нем отражается информация, не указанная в графике (например, ответственные за соблюдением графика).Важно: дата приказа об утверждении отпусков должна вписываться во временные рамки, прописанные в ст.

123 ТК РФ.Приказ может быть составлен в произвольной форме и распечатан на официальном бланке предприятия.В документе следует указать такую информацию:

  1. подпись лиц, указанных в приказе.
  2. подпись руководителя организации и ее расшифровка;
  3. наименование («Об утверждении графика отпусков»);
  4. дата и номер приказа;
  5. суть документа;
  6. перечень лиц, ответственных за соблюдение графика отпусков;

Пример приказа:Приказ прикладывается непосредственно к графику отпусков.В этой статье можно почитать о материальной помощи к отпуску.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже. Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе.

К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании.

Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки.

Можно ли переподписать договоры с работниками заново? Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким: 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты: — Правила внутреннего трудового распорядка — Положение о защите персональных данных — Положение о заработной плате и премировании. Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т.

е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.

2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами. 3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами. Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же.

Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением. Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор.

На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить. 3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания. Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее.
Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет.

Утверждаем по мере необходимости.

Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков. Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года. Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков.

Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет. 5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор.

Он же подписывает трудовые книжки.

При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе. 6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц. Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде.

Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями». Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников. Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки.

Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули.

Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора.

Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета. Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан.

Это большая и серьезная работа.

Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа. Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы.

Форма регистрационного журнала может быть произвольной.

Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание».

Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее.

Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет.

Как быть? В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».

А как быть, если издали два приказа за одним номером?

Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.

Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?

— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения; — Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника.

Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно; — Приказы о начислении премий сотрудникам; — Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее. Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи. Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!

Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.

Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы.

Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем! Есть вопросы? Звоните! Закажите звонок Впишите свое имя и телефон.

Менеджер свяжется с Вами Демо-урок Внимание!

С целью защиты информации от несанкционированного копирования демо-версия урока загружается с минимальной скоростью.

Вопрос-ответ по теме

Помогите, пожалуйста, разобраться, если к приказам по личному составу относятся приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т.

п. А остальные приказы относятся к приказам по основной деятельности, то к чему отнести приказы 1) о направлении на обучение, 2) о внесении изменений в штатное расписание, 3) о введении в действие графика сменности, 4) об утверждении графика отпусков? Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Ответственность за хранение этих документов несет руководитель организации. Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами.

Их можно разделить на три группы: Следовательно, приказы бывают:

  1. организационные;
  2. информационно-справочные.
  3. – по личному составу;
  4. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
  5. – по административно-хозяйственной деятельности.
  6. – по основной деятельности;

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Документы, хранящиеся 75 лет: По личному составу :

  1. длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда).
  2. оплата труда, премирование, различные выплаты;
  3. поощрения, награждения;
  4. отпуска по уходу за ребенком;
  5. прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);
  6. изменение фамилии;
  7. отпуска без сохранения содержания (заработной платы);
  8. все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  9. материалы по аттестации рабочих мест во вредных или опасных условиях труда;
  10. трудовые договоры;
  11. личные карточки и дела работников;
  12. дежурства по профилю основной деятельности;

Документы, хранящиеся 5 лет: По личному составу:

  1. о привлечении работника к дисциплинарной ответственности
  2. приказы об отпусках (кроме отпусков за вредность, которые хранятся 75 лет)
  3. о командировках внутри страны,
  4. отпуска в связи с обучением,
  5. о привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  6. о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  7. о дежурствах,
  8. соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

Приказам по административно-хозяйственной деятельности Остальные приказы относятся к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно.

Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

  1. 1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;
  2. 6) установление режима работы и внесение изменений в него;
  3. 4) планирование деятельности;
  4. 2) утверждение (изменение) штатного расписания;
  5. охрана.
  6. 3) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  7. эксплуатация зданий, помещений;
  8. 9) информационное и документационное обеспечение;
  9. 8) материально-техническое обеспечение;
  10. 10) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.
  11. 7) финансирование деятельности;
  12. 5 контроль за деятельностью (отчетность);
  13. транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. 1) о направлении на обучение- по личному составу; 2) о внесении изменений в штатное расписание – приказы по основной деятельности; 3) о введении в действие графика сменности- приказы по основной деятельности; 4) об утверждении графика отпусков- по основной деятельности.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т.

п. Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.

Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. © Материал из Системы Кадры С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

Как выглядит распоряжение

Если начальство решило, что такой приказ нужен, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде.

В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому включите в него все стандартные реквизиты:

  1. наименование организации;
  2. название;
  3. сведения о лице, его подписавшем;
  4. подписи иных лиц, если на них возложена ответственность следить за соблюдением утвержденных правил.
  5. дату составления;
  6. суть распоряжения;

Вот один из вариантов оформления: Важно помнить, что издаваемое дополнительно распоряжение напрямую относится к плану отпусков, который принимается не позже чем за 2 недели до конца года. Следовательно, оно тоже датируется началом декабря. Подробнее об ОТПУСКНЫХ

  1. формы и образцы их заполнения
  2. нормативные документы
  3. рекомендации и помощь в решении вопросов

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подпишитесь на ежедневную рассылку Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите!

Подписаться Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2019 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Как утвердить план отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

  • ежегодные оплачиваемые;
  • неиспользованные в прошлом году;
  • дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.
  • График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть.

    Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

    Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:

    Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году.

    Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным.

    Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу. Унифицированный шаблон (форма Т-7) Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу.

    Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие.

    Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна. То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение – когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц).
    Нарушение – когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц).

    Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

    Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей.

    Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

    Формирование умного графика отпусков

    Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни.

    Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

    Пользоваться программой легко.

    Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

    Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк. Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска».

    В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку.

    Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха. А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать.

    Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

    Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

    Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться В каком месяце выгоднее брать отпуск в 2020 году и нужно ли его брать на выходные? Можно выбрать месяц, в который заплатят более крупные отпускные, а можно такой, где фактически дней отдыха получится больше.

    Что касается отпуска исключительно в выходные дни, то чиновники считают это нарушением прав работников. 10 Декабря 2019 в 19:51 Ежегодный отпуск после декрета — это период отдыха, который предоставляется женщине, если сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком, не выходя на работу, она заявляет о своем намерении его отгулять.

    Предоставляется он в счет неиспользованных дней и, при необходимости, авансом, если имеющихся дней недостаточно, чтобы покрыть запрашиваемую женщиной продолжительность в рамках рабочего года. 30 Ноября 2019 в 12:38 Дополнительные дни к отпуску — это добавочные выходные, предоставляемые определенным категориям работников сверх ежегодного оплачиваемого отпуска.
    30 Ноября 2019 в 12:38 Дополнительные дни к отпуску — это добавочные выходные, предоставляемые определенным категориям работников сверх ежегодного оплачиваемого отпуска. Работодатель несет материальную ответственность в виде штрафов за непредоставление отдыха по трудовому законодательству РФ.

    20 Ноября 2019 в 15:35 Отгул — это дополнительный день отдыха, вопрос о предоставлении которого решает работодатель. Если он посчитает причину уважительной, сотрудник получит выходной, но может и отказать.

    Однако существуют 22 основания, при возникновении которых работодатель обязан отпустить работника. 19 Ноября 2019 в 16:49 Бабушка в декрете вместо мамы – эта комбинация вполне допускается законом. Ситуации, когда женщина, родившая малыша, торопится скорее выйти на работу, совсем не редкость.

    Поскольку, трудясь, женщине трудно в полной мере осуществлять уход за ребенком, эта обязанность зачастую ложится на ближайших родственников. Осталось понять, как это правильно оформить.

    02 Ноября 2019 в 15:59 01 Сентября 2019 29 Июля 2019 06 Мая 2019 23 Апреля 2019 07 Марта 2019 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

    Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков

    должен утвердить работодатель (ст.

    123 ТК РФ). Он является обязательным для исполнения нанимателем и всеми сотрудниками учреждения. Однако закон не требует издавать приказ.

    К тому же , которая обязательна для бюджетных организаций, очень удобна в работе и содержит специальные поля, куда можно внести данные, не издавая отдельного распоряжения.

    Если вы все-таки желаете оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение его составитель, а утвердит руководитель локальным нормативным актом.

    Организации негосударственного сектора могут использовать самостоятельно разработанные бланки, где также можно установить форму для распорядка отпусков работников и его утверждения.

    Но по своему усмотрению работодатель может обойтись и без последнего. До выхода «утверждающего» приказа можно издать еще один, который урегулирует подготовку самого графика.

    В нем можно дать все указания, которые касаются сбора информации о периодах отдыха от всех подразделений, указать, кто конкретно назначен ответственным за это.

    К каким приказам относится приказ о переносе отпуска вне графика ?

    Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

    1. распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
    2. информационно-справочные.
    3. организационные;

    Важную информацию о вы найдете в материале здесь. Следовательно, приказы бывают: – по личному составу; – по основной деятельности; – по административно-хозяйственной деятельности.

    К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

    Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

    1. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
    2. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
    3. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
    4. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
    5. О совмещении должностей / профессий;
    6. О переводе на другую работу;
    7. О назначении на должность;
    8. Об изменении фамилии;
    9. О приеме на работу;
    10. О прекращении действия трудового договора;
    11. Об установлении надбавки к должностному окладу.
    12. О направлении в зарубежную командировку;
    13. О поощрении работника;

    Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Читайте подробнее о по этой ссылке.

    Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

    1. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
    2. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
    3. Об объявлении выговора.
    4. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
    5. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
    6. Об отстранении от работы;
    7. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
    8. О привлечении к сверхурочным работам;
    9. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
    10. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
    11. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;

    Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции: 1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 2.

    Эксплуатация зданий, помещений; 3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 4. Охрана. Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

    Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.

    Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно.

    Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия: 1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение; 2) утверждение (изменение) штатного расписания; 3) сокращение штатной численности; 4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов); 5) планирование деятельности; 6) проведение аттестации персонала; 7) контроль за деятельностью (отчетность); 8) установление режима работы и внесение изменений в него; 9) финансирование деятельности; 10) материально-техническое обеспечение; 11) информационное и документационное обеспечение; 12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации. Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

    Таким образом, можно сказать, что по нашему мнению

    «Приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска»

    — можно отнести ко второй группе приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет. Подробности в материалах Системы:

    • Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

    Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне.

    Основы , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в ГСДОУ, .

    Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

    1. .
    2. ;
    3. (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

    Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать . Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

    Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся:

    1. положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, );
    2. правила ().
    3. ;
    4. коллективный договор;

    Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

    1. документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (, ).

    2. приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;

    Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные . При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т.

    д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам.

    Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

    Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т.

    п. Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет.

    Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

    Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.

    Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в перечня, утвержденного . Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    • Журнал «Кадровое дело», № 3 , март 2009 год

    Приказ по личному составу: от создания до архива Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб.

    Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа. Виды приказов Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания.

    В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем.

    Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание. Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности.

    В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

    Что служит основанием для приказа? В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа.

    Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже). Приказ Документ-основание Приказ о приеме на работу Личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор Приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска Личное заявление или график отпусков Приказ об увольнении Личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости от причины увольнения Приказ об изменении личных данных работника Личное заявление и копии регистрационных документов, подтверждающих такие изменения, выданных органами загса Приказ о переводе по инициативе работника Личное заявление Приказ о переводе по инициативе работодателя при согласии работника Представление о переводе Приказ о переводе при производственной необходимости, когда согласия работника не требуется Докладная записка руководителя подразделения, приказ по основной деятельности или документы, подтверждающие причины перестановки кадров в связи с производственной необходимостью Приказ о командировании Докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки Создание проекта приказа Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

    1. виза о согласовании;
    2. дата;
    3. название вида документа;
    4. данные исполнителя.
    5. индекс документа;
    6. место издания приказа;
    7. заголовок к тексту приказа;
    8. порядковый номер приказа;
    9. подпись руководителя организации;
    10. сам текст приказа;

    Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

    Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения.

    Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа.

    Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

    Более подробно о вы можете узнать в статье.

    Согласование и подпись проекта приказа Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами. Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

    Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих.

    В случае внесения в проект приказа на стадии согласования существенных изменений он подле¬жит переоформлению и повторному согласованию.

    Пример Роман С., преподаватель Физико-математического лицея, 24 февраля 2009 года не вышел на работу, в тот день был составлен акт об отсутствии работника на рабочем месте.

    На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку.

    27 февраля Роман указал в объяснительной записке, что уважительных причин для прогула у него не было. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

    Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Проект приказа в течение пяти дней (в соответствии с локальным актом «Положение о документообороте») был согласован с корпоративным юристом лицея и руководителем учебной части, а 3 марта подписан директором лицея, в тот же день Роман был ознакомлен с приказом под роспись. Комментарий юриста

    Валерия КАЛАШНИКОВА, юрист независимой юридической фирмы «АЗ Групп»: – Работникам кадровых служб необходимо помнить, что все приказы по личному составу и документы-основания к ним с юридической точки зрения должны быть оформлены безупречно.

    Обязательно должны присутствовать визы согласования и ознакомления, если это предусмотрено нормативно-правовыми актами.

    Обязательно должна быть соблюдена вся процедура оформления, собраны все необходимые документы.

    Ведь если, например, при наложении дисциплинарного взыскания за прогул не потребовали объяснительную записку от работника (а у сотрудника была уважительная причина для такого поступка), действия работодателя могут быть оспорены в суде. Ни одной организации не нужны лишние неприятности и расходы!

    Помните, что правильно оформленные, обоснованные и юридически грамотные приказы обезопасят вас при проверках контролирующих органов.

    Хранение приказов по личному составу Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись. Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

    В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения.

    Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

    Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

    Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

    Сроки хранения приказов по личному составу Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет О приеме на работу; О прекращении действия трудового договора; О переводе на другую работу; О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы; О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет; О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком; О направлении в зарубежную командировку; О поощрении работника; Об изменении фамилии; О назначении на должность; О совмещении должностей / профессий; Об исполнении обязанностей (на время отпуска); Об установлении надбавки к должностному окладу О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику; Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны; О привлечении к работе в выходные и праздничные дни; О привлечении к сверхурочным работам; О привлечении работника к дисциплинарной ответственности; О снятии с работника дисциплинарной ответственности; Об отстранении от работы; О прекращении отстранения от работы и допуске к работе; Об объявлении выговора Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации. После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

    * Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст

    «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»

    (вместе с «Унифицированной системой документации.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). ** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.

    Кто составляет приказ

    Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

    ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    1. Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

    •соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; •эксплуатация зданий, помещений; •транспортное обслуживание, внутренняя связь; •обеспечение безопасности организации.

    Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

    Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности.

    Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование. Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество.

    Так, приказами по АХД могут быть: •приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3); •об определении места для курения; •о переходе на электронную пропускную систему; •ремонте помещений; •об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса; •организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах; •организации клинингового обслуживания (комплексного или разового); •о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами; •выделении транспортных средств для решения различных задач; •выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров; •проведении инструктажа по ГО и ЧС; •об охране объектов и т.д.

    Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

    1. АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

    «Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см.

    врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»): 1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010); 2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации; 3) не содержит решений по управлению персоналом.

    Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается; 4) не содержит персональных данных.

    Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание. Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым.