Отвественный за хранеинеи выписвки штатного расписания

Надо ли подавать заявление на получение выписки


В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: .

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий. Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень).

Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  1. 3-летнее хранение — для иных организаций.
  2. постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  1. проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
  2. штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.
  3. переписка по разработке расписания — 3 года;

Штатное расписание

В штатном расписании содержится информация о сложившемся разделении труда между работниками. О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в .

Из указанного письма, в частности, следует:

  1. должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со штатным расписанием.
  2. законодательно установленных правил составления штатного расписания не существует;
  3. штатное расписание – это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;

Раньше для ведения этого документа применялась исключительно форма, установленная Госкомстатом. На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

  1. разработанную и утвержденную самостоятельно.
  2. унифицированную ();

, в частности, должно включать в себя:

  1. штатную численность;
  2. структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
  3. заработную плату.

Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в штатном расписании. Если по каким-либо причинам работнику потребуется выписка из штатного расписания, он вправе обратиться для ее получения к своему работодателю.

Последний же обязан сформировать и выдать работнику соответствующий документ.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы. 1 графа. Наименование структурного подразделения.

Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.; 2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.); 3 графа.

Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам; 4 графа.

Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки; 5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов.
Величина оклада, тарифной ставки или бонусов.

Указывается в рублях по каждой должности.

Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым; 6, 7, 8 графа.

Надбавки за особые условия труда.

Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан.

узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа.

Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда; После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке.

Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Каков срок хранения приказов?

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  1. за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб.
  2. в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;

Сроки хранения штатного расписания

Акция месяца 8- Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации, любая трудовая деятельность работника должна регламентироваться определенными документами. Штатное расписание относится к подобным бланкам, где указываются элементы, необходимые для обеспечения непрерывной деятельности сотрудника.

О том, как должно храниться штатное расписание в каких условиях и как долго , пойдет речь в данной статье.

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении.

В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест.

Читать статью. Как составить штатное расписание.

Пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3

Так как закон в прямом смысле не установил конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, работодатель, в том числе , должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица. не требуется издавать каждый год.

Соответственно, необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника.

Штатное расписание необходимо хранить в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель. Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.
Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.

На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф. Если штатное расписание находится на электронном носителе или в цифровом виде на компьютере ответственного работника, информация должна быть надежно защищена от хищения или случайного удаления.

Порядок хранения штатного расписания на электронном носителе целесообразно закрепить в локальном акте. Например, .

Что такое штатное расписание и сколько лет оно хранится на предприятии?

  1. Хранение документов
  2. Уничтожение документов

Из представленной статьи вы узнаете следующее:

  1. хранение штатного расписания: что нужно знать;
  2. каковы сроки хранения штатного расписания;
  3. кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания.

Хранение штатного расписания: что нужно знать?

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении.

Инфо Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации. Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие.

Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже. Содержание:

  1. Схема документа
  2. Должности в штатном расписании
  3. Обязательно ли оно или нет?
  4. Как выглядит штатное расписание?
  5. Оптимизация документа

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Кто делает выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ.

О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях и . Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

  1. офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
  2. главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
  3. генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.
  4. инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб.

(ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Пример докладной записки для подготовки выписки

Генеральному директору ОАО «Престрой» Микронову В.

Г. Юридический департамент Служебная записка 26.06.2018 №12357 Для подготовки пакета документов в целях подачи тендерной заявки на строительство объекта недвижимости в 3-м микрорайоне необходимо предоставить выписку из действующего штатного расписания с указанием количества работников по следующим специальностям:

  1. инженер строительных работ;
  2. прораб;
  3. разнорабочий.
  4. отделочник;
  5. строитель;
  6. электрик;

Выписку нужно подготовить не позднее 02.07.2018 года.

Начальник департамента Григорян П. Д.

Срок хранения штатного расписания

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени. Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа.

Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.

Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо. Важно Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки; 5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов.
Величина оклада, тарифной ставки или бонусов.

Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты.

узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа.

Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа. Примечание. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест.

Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк. Как составить штатное расписание Так как Законодательством в прямом смысле не установлены конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, любой работодатель должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.

Подробнее о штатном расписании читайте здесь: Штатное расписание утверждается раз и навсегда, его не требуется издавать каждый год. Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам. Инфо Структура штатного расписания организации ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

  1. Код ОКПО;
  2. Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  3. Наименование организации, согласно учредительным документам;
  4. Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  5. Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям.

Ее мы рассмотрим чуть позже. Внимание В каких случаях требуется?

При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять в конце каждого года.

Штатное расписание — что это такое, как составить и изменить форма и образец Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций.

Основными, из которых, являются: – обязательный документ? На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости.

На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Штатное расписание: как правильно его составлять?

Кроме того, штатное содержит в себе сведения о необходимом числе конкретных единиц.

Важно ли? Безусловно, да. Для работодателя этот документ – способ максимальной оптимизации работы организации, упорядочения ее работы.

Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору — это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию.

Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения. Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании.

То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе. Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.

Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта. В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.

Что такое приказы по личному составу? Ведь перед тем как начинать хранить что-то, необходимо в полной мере понимать, с какой документацией придется работать. Приказы по личному составу — бумаги, регламентирующие трудовые отношения между сотрудником и работодателем.

Данная документация — это все, что может указывать на файлы и информацию, которая относится к деятельности. Все приказы разделены на несколько категорий:

  1. Документы долговременного хранения.
  2. Временные приказы.
  3. Кратковременные бумаги.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага.

Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы.

Важно В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ.

Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы. 1 графа. Наименование структурного подразделения.

Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.; 2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.); 3 графа.

Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам; 4 графа. Заполняется он до самого конца.

Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

Архивы Независимо от того, о каких именно приказах по личному составу идет речь, в каждой компании предусмотрено архивное хранение документов. Это наиболее распространенная форма учета бумаг.

Причем всех. Не обязательно по личному составу. В архивы все данные отправляются после того, как в них отпадает надобность.

Либо те, что уже исполнены. Например, личные дела сотрудников. Как только подписан приказ об увольнении, а также дело закрывается, оно должно быть отправлено в архив для хранения на установленный срок. Существует несколько типов сортировки данных, но о них немного позже. Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место.

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место.

Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение.

Причем в обязательном порядке. Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация.

И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу.

Все подробности относительно данных вопросов представлены далее. Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу.

Что это такое? Первым делом следует разобраться, о чем вообще идет речь.

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. Условия хранения документов Где организация должна хранить кадровые документы Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).Временно и постоянно Временные документы — это любые приказы и распоряжения, которые не играют существенной роли для трудовой деятельности.

Обычно они важны на определенный момент. И после того как в них отпадает надобность, уничтожаются. Также есть приказы постоянного хранения.

Чаще всего из бумаг по личному составу можно выделить только личные дела руководителей и прочих должностных лиц, прописанных в уставе корпорации. Учет и хранение подобной документации осуществляется на постоянной основе. И уничтожается она только после закрытия компании.

Долгие сроки Каковы сроки хранения приказов по личному составу?

Уже было сказано, что многое зависит от того, о каких конкретно бумагах идет речь. Есть документация долговременного хранения.

Она должна быть систематизирована и учтена по установленным правилам. И хранятся подобные документы длительное время.

Важно Все документы по личному составу в обязательном порядке проходят регистрацию.

Если этого не сделать, можно не хранить ту или иную бумагу.

Нет регистрации — нет документа. Что подразумевается под данным процессом? Регистрация приказов по личному составу — это перенос реквизитов, написанных на документах, в специализированные документационные формы с последующим присвоением номера и проставлением даты утверждения бумаги в качестве учтенной.

Инфо Также занесение имеет место в электронные базы данных и архивы. Только так можно в полной мере осуществить учет и хранение документов. В компаниях предусматривается свободный выбор формы сохранения документации.

Инфо В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или внесения изменений в старый документ. Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании. Это важный документ при налоговых и иных проверках.

Он также необходим в суде, при рассмотрении дела по увольнению сотрудников.

  1. дата составления;
  2. полное название организации или филиала;
  3. реквизиты.
  4. порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;

Сколько лет хранить приказы по штатному расписанию

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  1. Для жителей Москвы и МО – +7 (499) 653-60-72 Доб.

    574

  2. Санкт-Петербург и Лен.

    область – +7 (812) 426-14-07 Доб.

    366

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений.

Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании.

Штатное расписание — документ, которым устанавливается состав и численность персонала компании с учетом ее организационной структуры. При работе с распорядительными документами приказами, распоряжениями нередко возникают вопросы, как и по какому принципу их систематизировать, чтобы, во-первых, это было удобно для текущей работы с документами и, во-вторых, не нарушало принципы их архивной систематизации документов в целях последующего хранения. Эти моменты важны и для организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и для организаций — собственников своих документов, самостоятельно организующих их хранение.