Какое максимальное количество листов должен содержать один том дела

Какое максимальное количество листов должен содержать один том дела

Как оформить личное дело гражданского служащего?


Ответ на вопрос: 1.Ответ: Чем руководствоваться при разделении личного дела на тома? Какое максимальное количество страниц может быть в одном томе личного дела? 2. Ответ: Каким образом производить нумерацию томов дела? Каждый том нумеровать с начала, либо продолжать нумерацию?

Личное дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

Это указано в РЕШЕНИИ РОСАРХИВА ОТ 06.02.2002 № Основные правила работы архивов организаций, Раздел 3.5. В соответствии с ПРИКАЗОМ РОСАРХИВА ОТ 23.12.2009 № 76 Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (не нуждается в госрегистрации) приложение №21 При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т.1», «Т.2» и т.д.

о чем в документе делается отметка. Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно. Обложку оформляют следующим образом: *Указывают название организации или учреждения.

*Подразделение. *Срок хранения.

*Наименование дела. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). 3. Ответ: Каким образом вести опись документов личного дела? Опись составлять на каждый том личного дела отдельно либо вести одну опись на все тома дела?.

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий).

Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела. Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов).

Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как оформить личное дело гражданского служащего Н.З.

Ковязина Ведение личного дела Кто должен вести личные дела гражданского служащего гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В личное дело вносятся гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Об этом сказано в Положения, утвержденного . кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие.

В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие. Об этом сказано в части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. , внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих, являются персонифицированными.

В случаях, установленных федеральными законами и иными , относятся к сведениям, составляющим государственную тайну.

В иных случаях – к сведениям конфиденциального характера.

Об этом сказано в статьи 14 Закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ. Внимание: государственные органы (), которые занимаются обработкой персональных данных, должны соблюдать меры, направленные на обеспечение выполнения , предусмотренных . В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа и разработать для них специальную .

Полный список мер приведен в , утвержденном .

Состав личного дела Какие документы входят в личное дело гражданского служащего Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру , так как оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы. В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами. В итоге в личное дело гражданского служащего могут входить следующие документы: 1.

Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности гражданской службы).2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином с приложением фотографии.

Форма анкеты утверждена .3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса). 4. Копия паспорта и копии свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния.5.

Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.6. Копии документов об образовании и о квалификации, а также документов о квалификации, которые подтверждают повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профобразования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).8.

Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта.10.

Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности.11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).12. Копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.13.

гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и за аттестационный период.14. гражданского служащего и (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы.15.

Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга).16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.17.

Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности.19.

Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений).20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего.21.

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.22.

Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН).23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.25.

Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой. Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными .

Такой порядок установлен пунктами , Положения, утвержденного . не вправе приобщать к гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные. В частности:  о его политических, религиозных и иных убеждениях;  частной жизни;  членстве в общественных объединениях (в т.

ч. в профессиональных союзах).

Об этом сказано в части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г.

№ 79-ФЗ. Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается . Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

Об этом сказано в Положения, утвержденного . Хранение и передачи личных дел Как поступить с личным делом гражданского служащего при его увольнении или переводе При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы ( Положения, утвержденного ).

Хранение и передачи личных дел Как поступить с личным делом гражданского служащего при его увольнении или переводе При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы ( Положения, утвержденного ). При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности ( Положения, утвержденного ).

Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, ), кадровая служба должна хранить в течение 10 лет со дня их увольнения.

По истечении данного срока личные дела передайте в архив. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, храните в соответствии с требованиями, установленными . Об этом сказано в Положения, утвержденного . Ответственность за нарушения в работе с личными делами Какая ответственность предусмотрена за нарушения порядка ведения и хранения личных дел гражданских служащих За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну (содержащихся в личных делах), гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности.

Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом.

Поэтому суд по представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении. Размер штрафа – от 4000 до 5000 руб.

Это следует из статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г.

№ 79-ФЗ, , статьи 23.1, статьи 28.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными (служебной или конфиденциальной информацией), могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения (, Закона от 27 июля 2004 г.

№ 79-ФЗ). За разглашение сведений, содержащих государственную тайну, гражданский служащий может быть привлечен к уголовной ответственности (). © Материал из КСС «Система Кадры»Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ruДата копирования: 14.02.2018 С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева, эксперт Системы Кадры

3.6.

требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Наиболее распространен в следственной практике смешанный способ систематизации. При использовании данного способа используются в совокупности как хронологический, так и тематический способы.Порядок расположения документов в уголовном деле законодательно не определен, он выработан в основном следственной и судебной практикой.

Однако в законе в отдельных случаях прямо указано на последовательность расположения документов (ч. 8 ст. 166 УПК).Материалы уголовного дела обязательно должны быть пронумерованы по порядку их расположения в деле, не допускается использование в номерах буквенных и других обозначений (например, 2а или 2¹ и др.). Номера листов дела проставляются в верхнем правом углу простым карандашом.В каждом томе уголовного дела, по общим правилам делопроизводства, должно быть около 250 листов.

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела.

Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8).

Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

  1. листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).
  2. брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
  3. склеенных листах;
  4. о надорванных листах;

2.4. Составление внутренней описи (к п.

2.1.4 )

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется внутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы граждан и т.п. 2.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме ( приложение 1 ), которая содержит следующие сведения: — порядковый номер документов в деле; — заголовок (краткое содержание) документов; — дата документов; — индекс (регистрационный номер) документов; — номера листов дела, на которых расположен каждый документ. 2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10.

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

  1. Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то — ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.
  1. Короба для хранения.

    Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис.

10). В такой короб может поместиться 10 и более томов. Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку.

Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

«Дело : Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

«Формирование дела : Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»

. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» от 27 февраля 1998 г После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них.

Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит

«Отметка об исполнении и направлении документов в дело»

, по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами.

Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный.

Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.

В. Непогода, П. А. Семченко. — М.:Омега-Л, 2007.

— с. 104-105 При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях».

То же В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). То же Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д.

в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров. Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов: в дела подшиваются только исполненные документы.

Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.; в дело включаются документы в одном экземпляре.

Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров; документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; Ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях; в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. — М.:Омега-Л, 2007. — с. 104-105 Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома.
Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: оформление реквизитов обложки по установленной форме (ГОСТ 17914-72); нумерацию страниц; составление заверительной надписи; составление в необходимых случаях внутренней описи дела; подшивку или переплет; внесение необходимых изменений в обложку.

Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.

В. Непогода, П. А. Семченко. — М.:Омега-Л, 2007. — с. 105 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте/ Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г.

№ 536//Консультант-Плюс После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение 5). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера.

Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения / Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело.

— 2002. — № 2(27). — с. 17-21 Например:

«В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены»

. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).

«Внутренняя опись документов дела : Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердые обложку.

Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов. В делах долговременного хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой.
Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой.

Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной?

1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке нужно следить что бы весь текст документов мог быть прочитан.

Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. На обложке дела (Приложение 4) указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти (организации); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты на обложке дела оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива; дата дела — указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации.

В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Правила формирования дел:

  • В одно дело помещаются все документы, относящиеся к одному вопросу,
  • Дело не должно содержать более 250 листов. При большем количестве документов, дело разделяют на самостоятельные тома. Документы последующего тома являются продолжением предыдущего.
  • Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
  • Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
  • В разные дела помещаются документы постоянного срока хранения и временного срока хранения.
  • Предложения, заявления, жалобы по основным вопросам работы Предприятия и все документы по их рассмотрению, исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, и жалоб по личным вопросам.
  • Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
  • Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
  • В одно дело помещаются документы, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел, личных дел и документов выборных органов.
  • Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются по алфавиту.
  • Не помещаются в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики,
  • В дела помещаются только исполненные документы, правильно оформленные, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел.
  • Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимся к ним приложениям.
  • Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (приказами, протоколами, решениями), являются приложениями к приказам, протоколам, решениям и хранятся вместе с ними. Эти виды документов, утвержденные ректором, являются самостоятельными документами и хранятся в папках с уставами, положениями, инструкциями.
  • Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Ответ помещается за запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшей в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
  • Утвержденные планы, сметы, отчеты, лимиты, титульные списки и т. п. группируются отдельно от проектов. Планы и отчеты помещаются в дела того года, к которым относятся по содержанию, независимо от времени их составления. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия. Отчеты о выполнении перспективного плана относят к последнему году действия плана. Например: отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, относят к 1996 году. План на 1993 — 1996 гг. относят к 1993 году. Отчет о выполнении плана за 1993 — 1996 гг., составленный в 1997 году, относят к 1996 году.

Оформление дел Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года, после проведения экспертизы ценности документов.

Оформление дел выполняется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. при методической помощи и под контролем работников архива Предприятия.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке документов в деле деле и оформление обложки дела. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и дела по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

  1. нумерацию листов в деле;
  2. подшивку или переплет дела;
  3. составление, в необходимых случаях, внутренней описи.
  4. составление заверительной надписи.
  5. внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела)

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций в них, металлические скрепления (булавки, скрепки) удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, в начале (по необходимости) бланки форм внутренней описи дел. Нумерация. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором.
Нумерация. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи нумерации не подлежит. Иллюстративные документы, фотографии и др.

нумеруются на оборотной стороне листа в левом углу. Внутренняя опись. Рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных дел, арбитражных дел, дел на патентуемые изобретения, с грифом “ Секретно”, “ДСП”, “КТ”). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и № листов дела.

Заверительная надпись (лист — заверитель). Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Составляется на отдельном листе-заверителе дела, который помещается в конце дела.

(в книгах- на обратной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки). Заверительная надпись составляется на отдельном листе по установленной форме В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак “+” (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее в заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

  1. № конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
  2. физическое состояние дела (при необходимости);
  3. наличие литерных номеров листов и пропущенных №;
  4. № листов с наклеенными фотографиями, документальными вырезками из газет;
  5. № крупноформатных листов;

Заверительная надпись подписывается ее составителями с указанием расшифрованной подписи, должности и даты составления.

Обложка дела оформляется следующим образом:

  1. № дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  2. архивный шифр дела.
  3. заголовок дела;
  4. наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
  5. аннотация к документам дела (особо ценные документы для дел постоянно хранящихся);
  6. дата дела (тома, части);
  7. индекс дела по номенклатуре дел;
  8. кол-во листов в деле;
  9. наименование структурного подразделения;
  10. срок хранения дела;

Наименование организации указывается полностью. Официально принятые сокращения указываются в скобках после наименования.

При изменении наименования в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки. Номер дела и заголовок переносятся на обложку из номенклатуры дел. В необходимых случаях вносятся изменения в заголовок дела и дополнительные сведения (номера приказов, протоколов).

Если дело состоит из нескольких томов, частей, на обложку каждого тома выносятся общий заголовок и заголовок тома, части В конце заголовков, содержащих копии документов, проставляется слово “Копии”. Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержащих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела на обложке (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: ”В деле имеются документы за _______годы”. На обложках дел, состоящих из нескольких томов, частей проставляются крайние даты документов каждого тома (части).При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год.

Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования. Количество листов приводится на основании заверительной надписи.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

После составления описей, на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номер описи и фонда. Переплет.Дела постоянного и временного срока хранения (свыше 10лет) подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документа).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов (дипломов, трудовых книжек) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело. Поделиться с друзьями: Похожие публикации Популярные статьи Интернет-провайдеры хвастаются максимальными скоростями передачи данных, но какова.

21.10.2019

Генератор Продаж Отправим материал вам на: Из этой статьи вы узнаете: Как.