Как правильно подписать папки

Оформление обложки дела: важна каждая деталь


Оформление обложки дела – последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье. Оформление обложки дела – заключительный этап общей процедуры формирования дела. Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

Советует делопроизводитель

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами. В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению.

Например, отделу делопроизводства, канцелярии. Как упорядочить документы. Основные этапы Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов).

Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3.

Организация работы директора с документами

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник.

Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора. Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель.
Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель.

Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы.

Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг. Обычно этим грешат руководители-«технари». Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность.

Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам.

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8).

Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров.

Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

  1. листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).
  2. о надорванных листах;
  3. склеенных листах;
  4. брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;

Как документы группируются в дела

Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории. Распорядительные документы группируются в отдельные папки согласно их виду: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения).

Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т.д. Как известно, приказы бывают трех типов: по личному составу, по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Каждый тип приказа формирует отдельное дело.

Протоколы заседаний группируются в папки по критерию авторства протокола (коллегия, совещание, совет директоров и т.д.), внутри папки они сортируются по дате и порядковому номеру.

Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов. Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним.

Обратите внимание, что планы и отчеты группируются в папки согласно их содержанию, а не времени разработки и утверждения. Поясним на примере: Отчет за 2016 год, составленный в 2017 году, должен быть подшит в дело 2016 года, а не 2017-го. План на 2017 год, составленный в 2016 году, – в дело 2017 года.

План на 2017 год, составленный в 2016 году, – в дело 2017 года.

Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана – к последнему году его действия. Порядок расположения компонентов отчета является систематическим. Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки.

Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке.

Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может – вместе с другими бумагами по данному вопросу. Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за 2017 год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

Переписка также составляет отдельный блок документации.

Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних.
Справка

Архив документов

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Что делать, если счет-фактура был ошибочно зарегистрирован в книге покупок?

Как мне отразить ошибку или надо аннулировать его?

Если аннулировать, то как? Книга покупок должна быть в электронном виде?

Карина Кассис: Ответ на этот вопрос содержится в Письме ФНС России от 05.11.2014 N В нем налоговики изложили порядок действий покупателя в случаях ошибочной регистрации счета-фактуры в книге покупок. Действия покупателя будут следующими.

  • нужно провести исправления в книге покупок. Они осуществляются путем внесения аннулирующей записи в дополнительный лист книги покупок за налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован счет-фактура, в порядке, предусмотренном п. п. 2 и 6 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок. Это следует из п. 9 Правил ведения книги покупок.
  • после внесения исправлений покупатель должен представить в налоговый орган уточненную декларацию по НДС за налоговый период, в котором были внесены соответствующие изменения в книгу покупок. Ведь аннулирование записи в книге покупок после окончания налогового периода приведет к тому, что итоговая сумма НДС к вычету, указанная в книге покупок за этот налоговый период, станет меньше заявленной к вычету в налоговой декларации. А при обнаружении в сданной налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, налогоплательщик обязан представить уточненную декларацию (п. 1 ст. 81 НК РФ).

Как оформляется обложка дела

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела.

В обязательном порядке обложка должна содержать:Название структурного подразделения;Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);Срок хранения. Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: “Хранить постоянно”Количество листов дела.

Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящимся внутри папки);Крайние даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой).Справка

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь.

Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

  1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
  2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

Как правильно подписать � папки в архив

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ. «Обложки дел длительного хранения.

Типы, размеры, технические требования».

В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

  1. наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
  2. срок хранения дела.
  3. заголовок дела;
  4. наименование структурного подразделения;
  5. делопроизводственный индекс дела;

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются.

Например, на обложке проставляют:

  1. количество листов в деле;
  2. крайние даты дела;
  3. номера фонда, описи и дела по описи.
  4. номер тома, если дело имеет несколько томов;

Последний реквизит проставляется в архиве. Рис. 6.5.

Делопроизводство: принципы создания архива

Внимание Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений.

В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет. В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации.

Инфо Он обязателен для всех организаций.

Обложка дела, оформленная в соответствии с Правилами-2015 Продолжим перечислять документы, обратите внимание на перечисленные ниже.

Они все тоже содержат примеры обложек дел, но а) являются обязательными только для тех ведомств, для которых разработаны, и б) в двух слчаяхиз трех утверждены раньше, чем появились Правила-2015:

  1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76, могут быть полезны в работе приложение №11, №12, №13, №24).
  2. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2016 г. N 556, Приложение №17);

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6135

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см.

Обязательно должна прописана на нем информация:

  • ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.
  • Особенности вложенных документов.
  • Количество листов.

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.