Как подшиваются документы в бухгалтерии

Как подшиваются документы в бухгалтерии

Прошивка большого объема документов


Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п. Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома.

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы.

Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно, б) быстро, в) бюджетно, г) по возможности, красиво. Однако не стоит отчаиваться: существуют несколько ГОСТов, по которым следует выполнять данный процесс.

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.
Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  1. Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  2. Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
  3. Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.
  4. Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
  5. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
  6. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  7. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы.

Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива. При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый.

Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись.

Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Как оформить архивный переплет дела?

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки.

Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой.

Верхняя же часть обложки не подшивается.

На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Для этого необходимо расположить их по группам

  1. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
  2. Готовим внутреннюю опись.
  3. Сшиваем
  4. Заверяем готовое дело
  5. Оформляем сопроводительную надпись.

Готовим документПрошиваемСвязываем концы нити узелкомЗаверяем Для прошитого пакета документов допускается следующее:

  1. возможна подача документов без заверительной надписи
  2. упустить этап систематизации документов
  3. распределить документы без нумерации

Прошитые документы заверяются Этап 1:

  1. Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой.

  2. Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе.
    Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу.

    Используем для этого простой карандаш.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой.

Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой.

Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой.

На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы.

Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см.

Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить.

Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  • Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.
  • Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  • Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  • Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  • Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий.

Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси.

Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Руководство как прошивать и заверять документы

Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола.

Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края.

Читайте что такое маржа и как это рассчитывать. Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени.

Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа. 05 Авг 2019 toplawyer 1548 Источник: http://lawyertop.ru/oplata-i-vyplaty/kakie-dokumenty-nuzhno-obyazatelno-proshivat

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись.

Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи.

выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров.

Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Данная процедура является обязательной и проводится после прошивки и нумерации всего материала.

представляет собой небольшой отрезок бумаги, прикрепляющийся к узлу из ниток на обороте прошивки.

В данной бумаге указывается число прошитых листов (обязательно прописью и цифрами). Помимо этого, необходимо указать, имеются ли в деле поврежденные/испорченные листы.

Фиксируются персональные данные ответственного, проводившего сшивание материалов, а также ставится его подпись. Поверх надписи ставится штамп учреждения. Печать должна охватывать саму надпись и выходить на часть листа.

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров.

Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело. В ней указывается:

  1. Количество листов в деле (цифрами и прописью).
  2. Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.
  3. Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Опись документа

Опись необходима для контрольного сравнения имеющихся листов, их расположения и комплектации. Ее не нумеруют и прикладывают перед первым листом.

В ней нужно указать следующие данные: фирму, город, дату, должность и ФИО заверяющего. Сама опись может быть представлена в виде таблицы, в которой указывают дату составления вложенного документа, его название, какие листы захватывает, общее их количество.

Общая опись всегда должна сопровождать документ.

Помимо нее внутри дела может быть опись, составленная на отдельные листы или вложенный конверт.

Накладные, акты и счета-фактуры

Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно.

Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.

Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся.

Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте. К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж.

Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.

Как правильно сшивать документы в папки в организациях: правила и советы

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Для того, чтобы обеспечить полноценное ведение дел в организации, необходимо правильно производить процедуру сшивания деловых бумаг.

Это позволит не только найти быстро документ при возникновении необходимости, но и обеспечить порядок в делопроизводстве предприятия.

Как подшивать бухгалтерские документы

2 сентября 2011 Автор КакПросто! Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике.

Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета.

Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для малых предприятий. Статьи по теме:

Вопрос «Как найти работу в IT сфере без профильного образования» — 3 ответа Вам понадобится

  1. — первичные документы.
  2. — папки-регистраторы,
  3. — Папки-скоросшиватели,

Инструкция 1 Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

На каждый журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год. 2 В журнал-ордер № 1 «Касса» включите итоги хозяйственных операций по счету 50 «касса».

Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – отдельный документ. 3 Второй журнал-ордер № 2 «Банк».

Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4 В журнал-ордер № 5 «Расчеты с заказчиками» включите документы, основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований». 5 Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур.

Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах. 6 Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами». 7 В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8 Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10.

Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п. 9 Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы, не включенные в другие журналы.

Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Обратите внимание В инструкциях нет обязательных требований к оформлению подшивки документов.

Главное правило раскладки документов по папкам — быстрый поиск.

А для этого необходимо соблюдать системность делопроизводства. Полезный совет Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал). Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения.

Совет полезен? Да Нет Статьи по теме:

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  1. если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  2. при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу.

    Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;

  3. если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
  4. если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  5. чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  6. номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  7. если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;

Законодательное регулирование операции подшивки документации

Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы.

Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления.

Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства.