Как письмо напоминания

Как письмо напоминания

Не извиняйтесь


Фото: Giphy «Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю».

Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание.

Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос? В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого. Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.
Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.

1. Назначьте задачу!

Фишка назначения задач недооценена в Outlook. А между тем — это мощнейший инструмент. Можно вести свои задачи, управляя их сроками и категориями, а можно назначать исполнителям.Смотрим картинки с комментариями и пробуем:К исполнителю придёт письмо специального формата, открыв которое он примет задачу (или отклонит :), и она появится у него в списке задач в Outlook.

Будут появляться напоминания. По факту выполнения задачи вам придёт «отчёт о выполнении».

3 способа, как напомнить клиенту о себе

  • По email

    Используйте серию писем, как минимум три. По подсчетам специалистов, после первого сообщения отклик составляет 3–5 %, после второго — 6-7 %, после третьего — до 10 %. Получается, что цепочка из трех писем увеличивает отклик аудитории минимум в два раза. При составлении письма нужно придерживаться определенных правил. Например, обращаться к человеку лучше по имени и отчеству. Так сообщение будет выглядеть личным, а не коммерческим. Если вы не знаете ФИО, то можно воспользоваться такой фразой, как «Уважаемый клиент, напоминаем о….». Чтобы произвести на аудиторию благоприятное впечатление, сообщение лучше сначала написать от руки, а затем отсканировать. Письмо должно содержать ценную для клиента информацию. Например, анонс распродажи или обещание подарка, который можно забрать в вашем магазине. Сообщите клиенту, что ваше сообщение конфиденциально, а содержащееся в нем предложение уникально и распространяется только на ВИП-персон. Если вы используете серию писем, то в каждом последующем сообщении можно делать краткий анонс предыдущего. Для этого можно использовать фразу: «Возможно, вы его не получили, но я вам писал письмо в прошлый раз, и в нем было предложение, которым уже воспользовались многие клиенты». Рекомендуем Если в рассылке не будет полезной для клиентов информации, то вы быстро попадете в спам. Чтобы этого не случилось, тщательно планируйте содержание сообщений и используйте специальные программы, которые помогают преодолевать спам-лист. Например, для Outlook это Send Personally. В цепочке должны быть как длинные, так и короткие сообщения. Рассылку нужно делать минимум раз в 30 дней, иначе стоимость базы будет ежемесячно уменьшаться на 10 %. Аудитория не должна забывать о вас. Чтобы привлечь внимание людей, можно использовать неформальный стиль и эпатаж, если, конечно, они соотносятся с вашим продуктом и настроением потребителей. Например, один владелец супермаркета вкладывал в свои письма видеообращение, в котором он сидел за решеткой и просил покупать продукты в его магазине, чтобы можно было быстрее выплатить залог и выйти на свободу. Такой креативный подход сработал, продажи действительно выросли! Вы тоже можете придумать интересную историю, чтобы заинтриговать свою аудиторию и пробудить ее доверие. Сейчас мало повесить вывеску на магазине и начать продавать. Люди с недоверием относятся ко всему новому, боясь обмана. Только благодаря рекомендациям и установлению личного контакта с потребителями можно обеспечить рост продаж.

  • Продажи по телефону

    Чтобы напомнить о себе клиентам, можно им позвонить и пригласить на распродажу или на дегустацию нового продукта. Разговор нужно правильно организовать. Вначале необходимо поинтересоваться, удобно ли человеку побеседовать с вами. Затем можно строить общение в стиле small talk, или «разговора за жизнь», с опорой на информацию, взятую из анкеты клиента. Это может звучать примерно так: «Помню, вам нравятся СПА-процедуры. Вы были в новом оздоровительном центре?» С помощью такой неформальной беседы устанавливается эмоциональный контакт с клиентом. Он перестает нервничать, расслабляется и готов выслушать ваше предложение. Даже если у человека не возникнет интереса к вашей информации, не расстраивайтесь. В любом случае этот метод продаж один из самых эффективных. Однако не нужно забывать, что информация должна быть интересна клиенту. К примеру, вы рассказали ему о начале распродажи. Дальше важно назначить встречу. Не просто сказать, что с 1 по 15 декабря у вас будут скидки, а пригласить зайти в определенный день и к определенному времени, чтобы вы могли персонально заняться клиентом. Рекомендуем В ответ человек ответит «да» или «нет». В конце разговора можно добавить: «Если не получится прийти, предупредите меня, пожалуйста. Тогда я не буду вас ждать». Такая просьба сокращает количество людей, которые просто не придут. Соглашаясь с вашей просьбой, клиент как бы признает, что встреча действительно важна, это не просто приглашение на распродажу. В результате он гораздо серьезнее отнесется к вашему предложению.

  • Push-сообщения

    Push-сообщения давно доказали свою эффективность. Если вы думаете, как ненавязчиво напомнить клиенту о себе, то обязательно воспользуйтесь этим способом. Он подойдет тем предпринимателям, у кого кроме или вместо сайта есть приложение, которое позволяет рассылать сообщения. С помощью таких уведомлений можно напоминать аудитории о себе и увеличивать ее вовлеченность в ваш продукт. Важно заранее продумать стратегию рассылок. Сообщения должны создаваться с ориентацией на покупателя и его потребности. Маркетологи очень любят рush-сообщения, т. к. с их помощью можно легко контактировать с аудиторией. Однако если рассылка будет организована неправильно, люди не будут долго думать и просто удалят ваше приложение, чтобы больше не испытывать раздражения от сообщений. Push-уведомления — это конфиденциальный, личный разговор с клиентом. Чтобы он был продуктивным, ваши реплики должны быть уместны, лаконичны, информативны и полезны.

ПоМетка для себя

Выполните одно из следующих действий:

  1. В список сообщений щелкните нужное сообщение.
    На вкладке сообщение в группе теги нажмите кнопку к исполнению и выберите тип пометки, который вы хотите задать.

  2. В окне открытого сообщения на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К исполнению и выберите необходимый тип пометки.

Чтобы установить напоминание об этом помеченном сообщении, на вкладке Сообщение в группе Теги нажмите кнопку К исполнению и выберите команду Добавить напоминание.

Дату и время напоминания при желании можно изменить.

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание , которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Повторное письмо если нет ответа образец

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание.

Узнайте мнение

Любому человеку есть что сказать, и большинство людей страдает от того, что их никто не слушает.

Обратитесь к своим клиентам с просьбой высказать мнение о тех или иных ваших идеях или готовящихся нововведениях. Не забудьте позаботиться о том, чтобы адресату было легко отреагировать и отправить ответ.

Вы будете приятно удивлены полученными откликами.

Образец письма напоминания и правила составления

Структура письма-напоминания достаточно простая – она включает в себя такие разделы:

  • В конце ставится дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы, должность), печать компании.
  • Наименование получателя – должность, ФИО, название компании.
  • Наименование отправителя – название, адрес, контактные данные организации, а также ФИО и должность сотрудника, действующего от имени компании. Номер и дата документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  • Название документа – например: «Напоминание о перечислении оплаты товара по договору поставки».
  • При необходимости в конце письма указывают на возможную необходимость обращения в суд, если получатель проигнорирует обращение.
  • Собственно текст письма. Здесь важно коротко описать ситуацию, сослаться на текст заключенного соглашения, при необходимости – на законодательные нормы. Отправитель указывает на то, что его компания уже выполнила взятые обязательства, поэтому ожидает перевода средств или исполнения других шагов.

Письмо с напоминанием можно составить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. При оформлении можно ориентироваться на такой образец. Письмо-напоминание следует составить в 2 одинаковых оригинальных экземплярах – один отправляется получателю, другой остается у отправителя.

Его нужно сохранить в качестве дополнительного доказательства на случай возможных судебных разбирательств.

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки. Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  1. об исполнении взятых на себя обязательств,
  2. о соблюдении норм закона,
  3. о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению.

Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия. В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Письмо напоминание (образец) об отгрузке изделий

Уважаемый Имя Отчество, В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г.

ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

Письма-напоминания

4.

Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?Здравствуйте, [Имя].Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией].Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда у Вас найдется время для этого?[Подпись] 5.

Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании.

Факты убеждают лучше.Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]Здравствуйте, [Имя].Я недавно отправил Вам письмо о [название компании], и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании].Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели], когда используют [название продукта и услуги]. Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения].Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече.С нетерпением жду ответа.[Подпись] 6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.

Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.Тема письма: Подарок для Вашей компанииЗдравствуйте, [Имя].Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими коллегами.

Было бы интересно услышать их мнение.Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече.

Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности].[Подпись] 7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человекуЗдравствуйте, [Имя].Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу? Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?Жду вашего ответа.[Подпись]

Оформление повторного письма

Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас.

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Составление и оформление рекламного письма.

Данный этап можно разделить на две части: оформление упаковки Вашего предложения и оформление самого рекламного текста. 2. Поля, которые необходимо соблюдать при оформлении делового письма, устанавливаются с помощью линеек Microsoft Word — слева 3 см, справа 1,5 см. Прилагаем письмо от 31,03,2014 №А26-05-39559271 Ваше обращение на имя Президента Российской Федерации,направленное 31.03.2014 г.