Инструкция по прошивке документов

Инструкция по прошивке документов

Как заверить прошитый документ


После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными. На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью).

Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге. Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя).

Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — .

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

  • Систематизацию документов.
  • Заполнение описи.
  • Нумерацию.
  • Оформление обложки документа.
  • Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е.

не менее 25лет. Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет, допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

  1. Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.
  2. Нумерацию листков в деле.
  3. Систематизацию листков в деле.

Но в делопроизводстве все же рекомендуется проводить сшивание документов, поскольку это облегчает их хранение. Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов, то необходимо разделить его на несколько томов.

Каждый том подшивается. Если документы планируется хранить более 25 лет, то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу.

Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки, а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

  1. Указывают название организации или учреждения.
  2. Срок хранения.
  3. Наименование дела.
  4. Подразделение.

Немаловажно соблюдать некоторые требования.

Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним. Кроме того, указывается тема дела. Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д.
Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д.

затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год.

Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года».

Также указывается срок хранения: постоянный или определенный. Опись не учитывается при нумерации листов в деле.

Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы. Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая.

Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола.

Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Подготовительные работы при прошивке документов

Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг.

В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол.После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы. Количество отверстий может быть от 2 до 5.
Количество отверстий может быть от 2 до 5.

Рекомендуем прочесть:  30 апреля какие налоги

Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.

Советы по прошивке документов

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию.

Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео. Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить.

Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело».

Они могут иметь разную толщину и размеры. Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.
При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Видео (кликните для воспроизведения). Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов: Как правильно прошивать документы — пошаговое руководствоОценка 5 проголосовавших: 1 Добрый день!

Меня зовут Игорь Молотов. Я работаю юристом больше 15 лет.

За время своей работы я набрался большого опыта по решению юридических вопросов.

Я хочу поделиться своими знаниями со всеми посетителями данного сайта.

Данные на этом сайте тщательно переработаны. Администраторы выложили только проверенную информацию в доступном виде. Перед применением данных найденных на данном сайте необходима обязательная консультация со специалистом.

ПОДЕЛИТЬСЯ

Инструкция по сшиванию документов

Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы для бухгалтерии.

Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время. И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.
Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

В четыре дырки

Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

Алгоритм действий следующий:

  • Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.
  • Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
  • Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
  • Нить вводится в самый верхний прокол.
  • Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
  • Начать прошивку со второго верхнего прокола.

Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

Примерная форма заверительной надписи

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Как сшить дело?

  1. На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
  2. Дела сшиваются в три или четыре отверстия
  3. После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
  4. Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
  5. Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице
  6. Для подшивки берется банковский шпагат
  1. Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
  2. Поставьте печать и подпись на клочке бумаги
  3. Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
  4. В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
  5. Обязательно стоит пронумеровать тетрадь.

    Это делается вверху справа

  1. На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
  2. Необходим и штамп предприятия или цеха
  3. Прошейте нитками в три или четыре отверстия
  4. В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
  5. После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись

Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов. В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

  1. приказы личного и общего состава,
  2. а также штатное расписание.
  1. актами выполнения работ,
  2. счетами-фактурами,
  3. а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.
  4. авансовыми отчетами,
  5. путевыми листами,
  6. оборотными ведомостями,
  7. накладными,
  8. кассовыми книгами,

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна. Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.

2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141.

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правило, в делопроизводстве прошивка требуется для кадровой и бухгалтерской отчетности, на хранение которой отводится более 10 лет. Исключение составляет Федеральная Налоговая Служба.

В этот орган с 2013 года позволено подавать документы без прошивки. Итак, прошивать необходимо документы:

  1. перед отправкой на проверку в государственные инстанции (кроме ФНС);
  2. кадрового учета.
  3. бухгалтерского учета;
  4. для сдачи в архив;

Дела прошиваются для предотвращения ситуаций с их подменой или потерей. Прошитая стопка с пронумерованными страницами является защитой от подобных действий.

Прошитые бумаги проще систематизировать.

Преимуществом прошивки является и компактность хранения дел в архиве.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью.

В ней содержится информация:

  1. Название документа.
  2. Дата подшивки.
  3. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
  4. Срок хранения.
  5. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  6. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).

При нумерации опись не учитывается. может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Сопроводительные надписи

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

  1. количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
  2. должность и Ф.И.О. ответственного лица;
  3. надпись «прошито, пронумеровано»;
  4. место для подписи и ее расшифровки.

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки. Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

  1. На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.
  2. инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
  3. Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
  4. количество листов в одной прошивке — не более 150
  5. все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
  6. прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы

Станок для прошивки документов инструкция

После чего таким же образом перфорируем обложку. Для документов можно использовать картонную либо прозрачную пластиковую обложку. Если ваш документ больше чем двадцать пять страниц советуем разделить его на несколько частей и произвести перфорацию каждой, соблюдая все границы 4.

Для переплета возьмем пластиковую или металлическую пружину. Здесь выбор зависит от типа переплетной машины.

При использовании металлической пружины добавить листы после скрепления невозможно, а вот с пластмассовыми пружинами такое проделать можно, но помните, что её внешний вид существенно пострадает. 5. Необходимо также правильно выбрать размер пружины. Здесь нужно исходить из количества листов.

Надеваем пружину на гребенку переплетчика и открываем её. В последующем в каждый зубчик пружины будет вставляться обложка листы, и после чего пружины закроются.